(Berlin, 03. Februar 2015) Seit dem 1. Januar ist das Mindestlohngesetz in Deutschland in Kraft. Mit sich bringt es eine deutlich erhöhte Dokumentationspflicht. Zentral ist dabei der Bereich der Arbeitszeiterfassung. Das Gesetz schreibt in Paragraph 17 vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit innerhalb einer Woche zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. Damit soll verhindert werden, dass der Mindestlohn durch zu lange Arbeitszeiten unterlaufen wird. Die Pflicht gilt für Arbeitnehmer mit einem Monatseinkommen von bis zu 2.958 Euro. Wer nicht dokumentiert, riskiert Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Gerade für Hotels und Gastronomiebetriebe kommt hier ein zusätzlicher Dokumentationsaufwand hinzu, der angesichts von Mehrschichtbetrieb und unterschiedlichsten Arbeitsverhältnissen gerade kleinere Betriebe vor Herausforderungen stellt. Die Aufgabe ist, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und gleichzeitig den Mehraufwand überschaubar zu halten.
Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig, schreibt der Gesetzgeber doch keine bestimmte Form der Dokumentation vor. Die Optionen umfassen eine handschriftliche Aufzeichnung, die Nutzung entsprechender – meist teurer und nicht selten wartungsintensiver – Personalsoftware oder browserbasierte Online-Lösungen. Für Hoteliers und Gastronomen, die sich für die passende Variante entscheiden wollen, sollte zunächst nicht die Art der Lösung im Mittelpunkt stellen, sondern der eigene Aufwand und die Anforderungen ihres Betriebs. Dazu gehört etwa, dass Mitarbeiter in der Lage sein müssen, ihre eigenen Arbeitszeiten einzutragen. Obliegt diese Aufgabe dem Arbeitgeber, entsteht diesem erheblicher Mehraufwand und besteht die Möglichkeit regelmäßigen Streits mit den Mitarbeitern. Ebenso ist es sinnvoll, bereits existierende Daten mit der Zeiterfassung zu verknüpfen. So arbeiten die meisten Betriebe der Branche im Schichtbetrieb, das heißt, es existieren in der Regel Dienstpläne, die für Arbeitgeber wie Mitarbeiter die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf im täglichen Geschäft bilden. Daher ist es sinnvoll, Dienstplan und Zeiterfassung miteinander zu verknüpfen. Zum einen reduziert das den Aufwand weiter, weil bereits bestehende Daten verwendet werden, zum anderen ist es eine gute Möglichkeit, mögliche Diskrepanzen festzustellen. Schließlich ist auch wichtig, Besonderheiten zu beachten, etwa wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten eingesetzt sind, in dezentralen Hotelanlagen oder Filialbetrieben zum Beispiel.
Sind diese Fragen geklärt, kann man sich über die Art der Lösung Gedanken machen. Handschriftliche Aufzeichnungen erfüllen die oben genannten Kriterien kaum und führen zu zusätzlichem Archivierungsaufwand, müssen sie doch sinnvoll abgeheftet und aufbewahrt werden. Softwarelösungen sind meist teuer und erfordern in der Regel die Installation auf den Rechnern jedes Nutzers. In der Gastronomie- und Hotelbranche ist das kaum sinnvoll, da die meisten Mitarbeiter nicht über Dienst-PCs verfügen, oft nur saisonal beschäftigt werden und eine Nutzung über mobile Geräte meist nicht möglich ist. Online-Lösungen können hier eine echte Alternative sein, ermöglichen sie doch den Zugriff von überall, auch von Smartphone und Tablet, erfordern keinen Installationsaufwand und erzeugen keine Papierberge.
Wie das in der Praxis funktionieren kann, zeigt ein näherer Blick auf die Lösung des Berliner Anbieters Shyftplan. Diese besteht zunächst aus einem Online-Dienstplan: Damit können Schichten geplant, Mitarbeitern zugewiesen und bequem angepasst und verschoben werden. Für den Arbeitgeber entsteht minimaler Aufwand, die Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf den Dienstplan zugreifen und sich über die nächsten Schichten informieren. Nach getaner Arbeit können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen. Und es geht noch einfacher: Die Lösung bietet eine Zeitstempluhr, die sich auch auf Smartphones und Tablets nutzen lässt: Der Mitarbeiter loggt sich bei Arbeitsbeginn ein, bei Schichtende wieder aus und gibt auch die Pausen ein. Die sich daraus ergebende Arbeitszeit wird automatisch in die Zeiterfassung übernommen. Die Übersicht der erfassten Arbeitszeiten erfüllt die Anforderungen des Mindestlohngesetzes. Statt aufwändiger Dokumentation genügen mit einer solchen Lösung wenige Klicks, um die Arbeitszeiten gesetzeskonform zu erfassen.
Das beliebte Berliner Szene-Restaurant “St. Oberholz” hat Shyftplan seit Dezember 2014 im Einsatz. „Mit der Online-Zeiterfassung ist es uns möglich, den Mehraufwand auf ein Minimum zu reduzieren“, berichtet Inhaber Ansgar Oberholz. „Jeder Mitarbeiter trägt Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und Schichtende ein – das dauert insgesamt nicht länger als eine Minute. Die Verbindung mit dem Dienstplan gibt mir die Möglichkeit, die Arbeitszeiten auf einen Blick abzugleichen und eventuelle Unstimmigkeiten sofort zu erkennen und mit dem Mitarbeiter abzuklären. So lässt sich die Dokumentationspflicht problemlos in den Arbeitsalltag integrieren und die Planung von Einsatzzeiten sogar noch vereinfachen. Die Kombination von Schichtplanung und Zeiterfassung ermöglicht es uns sogar, den administrativen Aufwand zu reduzieren.“