(Eschborn/Taunus, 19. Oktober 2012) Über 50 Prozent mehr Umsatz bei der Online-Warenbeschaffung und mehr als 700 Nutzer täglich in der elektronischen Rechnungsbearbeitung – die progros Einkaufsgesellschaft verzeichnet ein enormes Wachstum im Bereich der digitalen Einkaufslösungen und -werkzeuge. „Absoluter Trend im Hoteleinkauf ist heute die vollständige Automatisierung der Bestell- und Rechnungsprozesse durch webbasierte E-Procurement- und Kreditorenmanagementsysteme. Über E-Procurement-Systeme kann der komplette Warenbedarf lieferantenübergreifend mit einer Bestellung online beschafft werden: Von Mehl über Zucker und Frühstücksspeck bis hin zu Geschirrspülmittel, Kopierpapier und Kugelschreiber mit Hotellogo“, sagt Jochen Oehler, Geschäftsführer der Progros Einkaufgesellschaft. „Bei digitalen Kreditorenmanagementsystemen geht es hingegen um die komplett papierlose Erfassung, Bearbeitung und Bezahlung aller Eingangsrechnungen eines Hotels auf rein elektronischer Basis inklusive automatisierter Einkaufspreiskontrolle.“
Passend zur Unternehmensentwicklung hat die Progros mit der Einführung des unabhängigen Geschäftsfeldes Digitale Services im vergangenen Jahr das breite Spektrum moderner Technologien für die Verbesserung der Einkaufskosten und -prozesse in der Hotellerie weiter ausgebaut. Damit bietet die Progros den angeschlossenen Hotels und Hotelketten umfassende Möglichkeiten und Bausteine zur elektronischen Einkaufskosten- und Einkaufsprozessoptimierung – von der Online-Warenbeschaffung bis hin zur digitalen Rechnungsbearbeitung. „Elektronische Lösungen im Einkauf führen zu einer unmittelbaren Optimierung von Einkaufskosten, Prozessabläufen, Transparenz und damit einer ganzheitlichen Kostensenkung. Digitale Einkaufs-Werkzeuge sind der Mega-Trend und aus dem modernen Hoteleinkauf nicht mehr wegzudenken“, resümiert Oehler.
Online-Beschaffung boomt
E-Procurement, die Warenbestellung auf einer lieferantenübergreifenden, neutralen Online-Plattform, ist dabei eines der stärksten Wachstumsfelder im Bereich der digitalen Einkaufslösungen. Im Vergleich zum Vorjahreszeitraum ist der Umsatz durch die Online-Beschaffung von Waren in diesem Segment bei Progros um mehr als 50 Prozent gestiegen. „Der Bereich E-Procurement wächst jährlich kontinuierlich an“, berichtet Oehler. „Von den Progros-Hotels sind im Jahr 2011 allein 13 Millionen Euro online umgesetzt worden, innerhalb des ersten Halbjahres 2012 waren es bereits über sieben Millionen Euro.“ Die elektronische Beschaffungsplattform der Progros heißt FutureLog. Über dieses System bestellen die Hotels ihren kompletten Warenbedarf –lieferantenübergreifend und zu den mit den Lieferanten verhandelten Konditionen. „In diesem Jahr werden – am Beispiel der rund 700 Progros-Hotels – bereits mehr als zehn Prozent des gesamten Einkaufsvolumens der Gruppe über unsere elektronische Bestellplattform FutureLog abgewickelt worden sein“, ergänzt Oehler. Zeit- und Kostenvorteile liegen dabei auf der Hand: Durch die einheitliche, lieferantenübergreifende Bestellabwicklung in einem System hat das Hotel eine maximale Transparenz über alle Produkte und Artikelpreise, im Archiv sind sämtliche Bestellungen ersichtlich, und Preisänderungen werden von den Lieferanten ins System eingespielt. Ungeprüfte Preiserhöhungen werden so vermieden und Produktgruppen für Ausschreibungen gebündelt. „Das führt zu optimalen Preisgegenüberstellungen und damit deutlich besseren Einkaufsergebnissen. Wir haben dadurch bisher direkte Gesamteinsparungen in einem Korridor zwischen 8 und 25 Prozent erlebt“, so Progros-Geschäftsführer Oehler. Neben der Bestellplattform, die es auch als mobile Anwendung mit App gibt, bietet Progros den Hotels ein Online-Warenwirtschaftsmodul sowie eine Schnittstelle zu Materials Control.
Papier-Rechnungen sind Vergangenheit
Positive Zahlen auch in der elektronischen Rechnungsbearbeitung: „Wir verzeichnen täglich rund 700 Nutzer unseres digitalen Kreditorenmanagementsystems, die Rechnungen von Lieferanten, also den Kreditoren, komplett online und papierlos bearbeiten“, sagt Oehler. Das digitale Kreditorenmanagementsystem der Progros heißt Allinvos. Mit Allinvos stellt Progros Hotels und Hotelketten ein umfassendes Tool für die Online-Rechnungsbearbeitung, -freigabe und -zahlung bis hin zur Archivierung zur Verfügung. Dabei müssen die Hotels nicht dem Einkaufspool der Progros angeschlossen sein, sondern können Allinvos weltweit und ungebunden nutzen. Alle Eingangsrechnungen eines Hotels werden zentral auf Artikelebene ausgelesen und in einheitlichem Format in einem verschlüsselten Webportal inklusive Online-Archiv dargestellt. Die Kontrolle und Kontierung aller Rechnungen geschieht bis auf Artikelebene, die Lieferscheinzuordnung ist vollautomatisch und sorgt für eine tagesaktuelle Transparenz aller Rechnungen. Dadurch sinkt der Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung erheblich, die ohne digitale Kreditorenmanagementsysteme in bis zu 20 Einzelschritten vonstattengeht – vom Öffnen der Post über das Sortieren und Zuweisen bis hin zur Prüfung, Freigabe, Buchung und Ablage. Oehler erklärt: „Mit der Stoppuhr haben wir das in mehreren Hotels gemessen: Pro Rechnung brauchte der konventionelle Weg im Schnitt 20 Minuten. Durch Allinvos sinkt der Zeitaufwand durchschnittlich auf 10 Minuten total. Aber nicht nur das: Mit der schnelleren Bearbeitung einher geht auch eine größere Effizienz bei Personalkosten – die Mitarbeiter können verstärkt dort eingesetzt werden, wo sie gebraucht werden, weil die Technik ihnen hilft. Ein Highlight der zertifizierten Lösung – und darum geht es gerade bei Progros im Kern – ist die vollautomatisierte Kontrolle von Einkaufspreisen auf Artikelebene und damit eine umgehende Verbesserung von Einkaufspreisen und -konditionen für die Hotels.“