Berlin – Im Businesshotel ist das der neue Standard: Automatischer Check-out am Abreisetag und Rechnungversand per E-Mail. Die digitale Rechnungstellung ist klar im Kommen, zumindest bei den jüngeren Gästen. In der Gastronomie sind Rechnungen beispielsweise für Firmenkunden noch Papiersache; hier hinkt die Entwicklung stark hinterher, wie allgemein bei der Digitalisierung.
Dass die Handyrechnung im E-Mail-Postfach landet und der Kontoauszug im Internet abgerufen wird, ist für viele heute schon alltäglich. Fast jeder vierte Internetnutzer (23%) zieht für persönliche Dokumente wie etwa Rechnungen die elektronische Form der Papierversion vor. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben. Zum Vergleich: Im Jahr 2013 waren es erst 15 Prozent. Besonders aufgeschlossen für die Nutzung digitaler Dokumente sind die Jüngeren: Jeder dritte (33%) 14- bis 29-Jährige erhält wichtige Schreiben lieber elektronisch als per Brief. Selbst bei den 30- bis 49-Jährigen sind es noch 28 Prozent. „Elektronische Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen haben in der Regel denselben rechtlichen Stellenwert wie Dokumente auf Papier“, sagte Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. „Digitale Dateien lassen sie leicht verwalten und schnell wiederfinden.“
Trotzdem bevorzugen immer noch drei Viertel der Internetnutzer ab 14 Jahren (75%) wichtige Dokumente in Papierform. 76 Prozent der Befürworter von Papierdokumenten sehen keine Vorteile in digitalen Dokumenten. Etwas mehr als jeder Dritte (36%) hat Angst, dass bei der Datenübertragung Unbefugte auf die Dateien zugreifen können. Jeder Fünfte (18%) kennt keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente und etwa jeder Siebte (13%) befürchtet, dass die digitalen Dokumente beim Versand verloren gehen könnten. „Dokumente, die der Nutzer online speichert, sind vor Elementarschäden wie einem Rohrbruch oder Wohnungsbrand geschützt. Außerdem stehen sie jederzeit und an jedem Ort mit Internetzugang zur Verfügung und können auf verschiedenen Geräten abgerufen werden“, so Biffar. Zudem seien viele Cloud-Dienste besonders gesichert vor Hackerangriffen. Biffar: „In ein Haus einzubrechen ist meistens einfacher, als einen Online-Speicherdienst zu hacken.“
In Unternehmen gehören Systeme für das digitale Dokumentenmanagement zum Alltag. Lösungen des Enterprise Content Management helfen, Druck- und Versandkosten zu sparen. Außerdem erleichtern sie die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, etwa per Smartphone, Tablet Computer oder Laptop.
Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine repräsentative Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 1.014 Bundesbürger ab 14 Jahren befragt, darunter 796 Internetnutzer. Die Fragestellungen lauteten: „Möchten Sie wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Verträge lieber als Brief auf Papier oder digital als E-Mail zugeschickt bekommen?“ und „Warum bevorzugen Sie Dokumente auf Papier?“
Weitere Informationen für Unternehmer:
http://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Betriebspruefung/PDF-Rechnungen-und-die-digitale-Signatur.html
http://www.etl-adhoga.de/belege-archivierung
http://www.etl-adhoga.de/zeigepdf/veroeffentlichungen/ETL_Steuern_Spezial_2015_web